Mystiken tätnar kring kaoset på kontoret

Just nu vet jag inte om jag ska skratta eller gråta ...

Det är tur att det för tillfället inte är alltför mycket att göra på kontoret, utöver att jag ska försöka återställa allt  så gott jag kan. Jösses vilket kaos min vikarie har ställt till med! 

Av en slump kom jag att titta i pärmen där vi sätter in rådgivningsärenden, eftersom jag var osäker på hur jag skulle sortera in en rådgivning som min chef haft i år. Då upptäckte jag att vikarien satt in förra årets rådgivningar huller om buller, så jag beslöt mig för att sortera in dem rätt och när jag ändå var igång med det, passade jag på att kontrollera så att de var avslutade i vårt ärendehanteringssystem. Det var då det roliga började...


Det visade sig att i de allra flesta rådgivningsärenden, hade vikarien inte  lagt in en enda part, så jag fick göra det nu i efterhand och även avsluta dem. Fast det var ingen fara (även om det tog sin lilla tid). Däremot reagerade jag när jag kom till en rådgivning med ärende "211" (egentligen har ärendet en annan beteckning, men för enkelhetens skull kallar jag det nu för 211). För i min hand hade jag en faktura med ett namn på en klient, men när jag slog upp det ärendet i vårt system, då fick jag fram ett helt annat ärende.

Här kan man tänka sig att det kanske har blivit någon siffra fel. Det kan hända alla. Jag försökte därför söka upp klienten i rådgivningsärendet utifrån dennes personnummer, men fick ingen träff. Vad innebär det? Jo, att klienten inte är inlagd alls - vilket den absolut borde vara. Med andra ord fanns inget rådgivningsärende med den klienten, trots fakturan i min hand. Men tro inte att det roliga tog slut här. Nej då. För när jag gick bort och letade efter ärende 211 bland öppna och pågående ärenden, kunde jag inte hitta någon fysisk akt som stämde överens med uppgifterna i systemet. Inte heller något avslutat ärende. Så var hade vikarien fått uppgifterna ifrån som hon lagt in i systemet?



Nåväl, jag tänkte att jag helt enkelt skulle bli tvungen att fråga chefen ifall hon visste vad som hade blivit fel. Inte mer än så. Fast om du tror att det roliga tog slut här, då har du väääldigt fel.

När jag en stund senare fortsatte att gå igenom den enorma högen med ärenden som skulle avslutas i systemet och sedan arkiveras, hittade jag en fysisk akt med ärendenummer... Kan du gissa vilket? Just precis - 211. Och vill du veta något ännu mer spännande? Klienten i den akten stämde inte överens med vare sig rådgivningen eller med ärendet i systemet. Och det fysiska ärendet hade så kallat ärendesamband med ett annat ärende (212). 

Motparten i vårt system och motparten i den fysiska akten stämde överens, men det rörde sig om två olika klienter. Man kan få huvudvärk för mindre! Nu hade jag alltså tre olika ärenden, med tre olika klienter och samtliga hade samma ärendenummer.

Efter att ha pratat med chefen om detta, hittade vi en smidig lösning (det visade sig att vikarien gett ett annat ärende två olika ärendenummer, men sedan bara använt det ena), så nu är ordningen återställd.

Visst har jag ett spännande jobb?

Ha det så bra
Kramar 
Jessie